“Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen on yksi yrityksen merkittävimmistä päätöksistä. Oikea järjestelmä voi vauhdittaa kasvua ja sujuvoittaa arkea – väärä taas sitoa resursseja ja hidastaa kehitystä vuosiksi.” kertoo Integralin liiketoimintajohtaja Mika Viljakainen.
Järjestelmän vaihtaminen on merkittävä päätös, joka vaikuttaa arjen työn sujuvuuteen, työntekijäkokemukseen ja liiketoiminnan kasvuun. Mutta mitä asioita ostajan tulisi erityisesti huomioida, kun työnhallintajärjestelmän uusiminen on ajankohtaista?
1. Liiketoiminnan tarpeet ja kasvutavoitteet lähtökohtana
Ennen järjestelmävertailujen aloittamista kannattaa pysähtyä pohtimaan, mitä yritys tavoittelee:
- Onko kyse liiketoiminnan kasvusta?
- Halu prosessien tehostamiseen ja digitalisointiin?
- Työntekijäkokemuksen parantaminen?
- Tunnistatko, mitkä tavoitteet ovat juuri nyt teillä tärkeimmät?
- Oletteko miettineet, miten nykyinen järjestelmä tukee niitä?
Valitun työnhallintajärjestelmän tulee tukea näitä tavoitteita pitkällä aikavälillä – ei vain tämän päivän tarpeita.
2. Oikea järjestelmä oikealle toimialalle
Monilla toimialoilla geneerinen ERP riittää, mutta työvuoroihin perustuvilla aloilla (esim. siivous, palveluala, logistiikka) on järkevää valita ratkaisu, jossa on valmiiksi toimialalle suunnitellut ominaisuudet.
Keskeisiä huomioitavia asioita ovat:
- helppokäyttöinen työvuorosuunnittelu
- vuorojen tarjoaminen ja hyväksyntä työntekijöille
- työehtosopimusten automaattinen huomiointi
- palkanmaksun ja raportoinnin sujuva kytkeytyminen järjestelmään
3. Käytettävyys ja työntekijäkokemus
Työnhallintajärjestelmä ei ole vain johdon työkalu, vaan se vaikuttaa päivittäin työntekijöiden arkeen. Käytettävyyden merkitys korostuu erityisesti mobiilikäytössä:
- Onko järjestelmä pilvipohjainen ja varustettu mobiilisovelluksella?
- Kuinka helposti työntekijä voi hyväksyä vuoroja, merkitä poissaoloja tai tarkistaa työaikansa?
- Miten viestintä työntekijöiden, esihenkilöiden ja asiakkaiden välillä onnistuu?
“Jos työntekijä ei saa mobiilisovelluksella helposti hyväksyttyä vuoroa, hän todennäköisesti jättää sen tekemättä – ja koko suunnittelu kärsii.”, toteaa Viljakainen. Hyvin suunniteltu käyttökokemus lisää työn tehokkuutta ja työtyytyväisyyttä.
4. Integraatiot ja automaatio
Modernin työnhallinta-alustan on pystyttävä keskustelemaan muiden järjestelmien kanssa. Tärkeitä integraatioita ovat esimerkiksi:
- palkanlaskenta
- laskutus
- työajanseuranta
- viestintätyökalut
“Silloin kun palkat, työvuorot ja laskutus eivät keskustele keskenään, hukkuu tunteja manuaalityöhön ja virheiden riski kasvaa.”, huomauttaa Viljakainen. Automaatiolla voidaan vähentää manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuuksia.
5. Raportointi ja datan hyödyntäminen
Toiminnanohjausjärjestelmä ei ole pelkkä tiedon säilytyspaikka, vaan myös päätöksenteon tuki. Kattavat raportointimahdollisuudet auttavat johtoa:
- seuraamaan tuottavuutta
- tunnistamaan pullonkauloja
- suunnittelemaan resursseja tulevaisuuteen
Datan hyödynnettävyys ja selkeät rajapinnat ovat keskeisiä tekijöitä.
6. Toimittajan rooli ja tuki
ERP-projekti ei pääty käyttöönottoon – ratkaisevaa on myös jatkuva tuki ja koulutus. Kannattaa selvittää:
- Kuinka nopeasti ja joustavasti saa apua ongelmatilanteissa?
- Onko järjestelmän kehityssuunta linjassa yrityksen tarpeiden kanssa?
- Kuinka sujuvaa yhteistyö toimittajan kanssa on?
Hyvä kumppanuus voi olla ratkaiseva tekijä järjestelmän onnistuneessa käytössä.
7. Milloin ERP kannattaa vaihtaa?
Järjestelmän vaihto on ajankohtaista, kun:
- vanha järjestelmä ei tue liiketoiminnan kasvua
- käyttö on kankeaa ja resursseja vievää
- integraatiot puuttuvat tai ovat heikkoja
- halutaan siirtyä pilvipohjaiseen ratkaisuun
- toimittajan tuki ei enää vastaa tarpeisiin
Usein taustalla on myös tarve selkeyttää prosesseja tai hyödyntää uusinta teknologiaa digitalisaation tueksi.
Yhteenveto
ERP-järjestelmän vaihto on strateginen investointi, joka maksaa itsensä takaisin tehostamalla toimintaa, parantamalla asiakas- ja työntekijäkokemusta sekä tukemalla yrityksen kasvua. Ostajan kannattaa tarkastella järjestelmää ennen kaikkea siitä näkökulmasta, miten hyvin se tukee yrityksen liiketoimintaa nyt ja tulevaisuudessa.
Tutustu lisää aiheeseen lataamalla oppaamme: Kustannustehokkaan työvuorosuunnittelun ABC ja Opas ERP-järjestelmän hankintaan.
