Työvuorot on suunniteltu, listat julkaistu ja tarvittava henkilöstö saatu paikalle. Esihenkilön näkökulmasta kaikki näyttää toimivan. Mutta miltä sama tilanne näyttää työntekijälle?
Löytyvätkö omat työvuorot helposti? Voiko tarjolla oleviin lisävuoroihin tarttua sujuvasti? Entä kuinka paljon työntekijällä on mahdollisuuksia vaikuttaa omiin työaikoihinsa?
Monessa organisaatiossa työvuorosuunnittelu on jo digitalisoitu. Se ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita, että työntekijän arki olisi helpottunut tai hänen vaikutusmahdollisuutensa parantuneet.
Työvuorosuunnittelun onnistumista ei pitäisikään arvioida vain sen perusteella, kuinka tehokkaasti vuorot saadaan järjestettyä. Yhtä tärkeää on se, kuinka hyvin järjestelyt toimivat työntekijöiden arjessa.
Työvuorojen näkeminen ei ole sama asia kuin niihin vaikuttaminen
Työntekijän näkökulmasta hyvä työvuorojen hallinta tarkoittaa muutakin kuin ajantasaista kalenteria.
Työvuorot vaikuttavat suoraan siihen, kuinka helposti työn, vapaa-ajan ja muiden velvollisuuksien yhteensovittaminen onnistuu. Siksi on tärkeää, että työntekijä voi paitsi nähdä omat vuoronsa myös osallistua niiden järjestämiseen mahdollisuuksien mukaan.
Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi mahdollisuutta ilmoittaa omasta käytettävyydestä, osoittaa kiinnostusta avoimiin vuoroihin tai pyytää työvuoron vaihtamista.
Kun nämä asiat hoituvat sujuvasti, työntekijän ei tarvitse käyttää ylimääräistä aikaa tietojen selvittämiseen tai muutosten varmistamiseen.
Samalla myös esihenkilön työ helpottuu. Työntekijöiden käytettävyydestä ja kiinnostuksesta avoimiin vuoroihin muodostuu ajantasaisempi kuva, jolloin työvuorojen järjestäminen ei perustu yhtä paljon erilliseen selvittelyyn.
IKEA halusi antaa työntekijöille enemmän vaikutusmahdollisuuksia – mitä tapahtui?
Hyvä esimerkki digitaalisen työvuorojen hallinnan haasteista löytyy IKEAsta.
IKEA toteutti yhteistyössä The Shift Project -tutkimushankkeen kanssa kokeilun viidessä yhdysvaltalaisessa tavaratalossa vuosina 2022–2024. Tavoitteena oli antaa työntekijöille enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa työvuoroihinsa.
Kokeilussa olemassa olevaan työvuorojärjestelmään oli tarkoitus tuoda neljä uutta toiminnallisuutta, joiden avulla työntekijät voisivat päivittää käytettävyyttään, vaihtaa työvuoroja, ilmoittautua avoimiin vuoroihin ja pyytää toista työntekijää hoitamaan oman vuoronsa.
Syyskuussa 2025 julkaistun tutkimusraportin tulokset olivat kuitenkin yllättäviä.
Uudet ominaisuudet eivät kokonaisuutena parantaneet työntekijöiden kokemusta työvuorojen hallinnasta ja vaikutusmahdollisuuksista odotetulla tavalla.
Ongelmat liittyivät ennen kaikkea toteutukseen. Tekniset vaikeudet estivät kahden suunnitellun ominaisuuden käyttöönoton kokonaan. Myös koulutuksessa, viestinnässä ja organisaation toimintatavoissa oli haasteita.
Vain noin kolmasosa kokeiluun osallistuneiden tavaratalojen kyselyyn vastanneista työntekijöistä kertoi tuntevansa uudet ominaisuudet. Vielä harvempi oli saanut niiden käyttämiseen koulutusta.
Kokeilulla oli myös myönteisiä vaikutuksia: työntekijöiden väliset työvuorovaihdot lisääntyivät. Kokonaisuudessaan tavoitellut parannukset jäivät kuitenkin suurelta osin toteutumatta.
Tutkijat korostivat, ettei tuloksista voida päätellä, etteivätkö työntekijät hyötyisi suuremmista vaikutusmahdollisuuksista. Kokeilun puutteellinen toteutus ei mahdollistanut asian kunnollista arviointia.
IKEA-esimerkki osoittaa, ettei uusi toiminnallisuus yksin riitä. Työntekijän pitää myös tietää sen olemassaolosta, osata käyttää sitä ja pystyä hyödyntämään sitä omassa arjessaan.
Työntekijän vaikutusmahdollisuuksista hyötyy myös organisaatio
Työntekijöiden osallistuminen työvuorojen suunnitteluun ei ole pelkästään käyttömukavuuskysymys. Sillä voi olla vaikutuksia myös hyvinvointiin ja työkykyyn.
Vuonna 2021 julkaistussa suomalaisessa tutkimuksessa tarkasteltiin osallistavan työvuorosuunnitteluohjelmiston käyttöä yli 2 400 julkisen sektorin työntekijän aineistossa.
Kahden vuoden seurannassa ohjelmiston käyttö oli yhteydessä työntekijöiden parempaan kokemukseen mahdollisuuksistaan vaikuttaa työvuoroihin, vähäisempään lyhyeen yöuneen ja paremmaksi koettuun työkykyyn. Kaikilla tutkituilla hyvinvoinnin osa-alueilla vastaavia muutoksia ei havaittu.
Kyseessä oli havainnoiva tutkimus, joten tulokset eivät yksin osoita suoraa syy-seuraussuhdetta. Ne kuitenkin tukevat ajatusta siitä, että työntekijöiden osallistumisella työvuorojen suunnitteluun voi olla laajempaa merkitystä.
Työnantajan näkökulmasta hyötyjä voidaan tarkastella myös käytännön työvoiman hallinnan kautta.
Kun työntekijä voi ilmoittaa käytettävyydestään ja reagoida avoimiin vuoroihin helposti, esihenkilölle muodostuu parempi käsitys siitä, millaista työvoimaa on tosiasiassa saatavilla.
Tämä auttaa ennakoimaan henkilöstötarpeita ja tunnistamaan tilanteita, joissa vuorojen täyttäminen on toistuvasti vaikeaa.
Pienistäkin ylimääräisistä työvaiheista kertyy kustannuksia
Vaikka työvuorot hoidettaisiin digitaalisesti, niiden hallintaan voi edelleen sisältyä tarpeettomia työvaiheita.
Esimerkiksi vuoromuutosten varmistaminen, työntekijöiden käytettävyyden selvittäminen ja avointen vuorojen täyttämiseen liittyvät erilliset toimenpiteet voivat viedä esihenkilöiden aikaa.
Otetaan yksinkertainen laskennallinen esimerkki.
Organisaatiossa käsitellään viikoittain 20 avointa työvuoroa tai vuoromuutosta. Jos jokainen vaatii keskimäärin viisi minuuttia ylimääräistä selvittelyä, kertyy tästä 48 työviikon aikana:
- 80 tuntia ylimääräistä työtä vuodessa
- 2 800 euroa henkilöstökustannuksia 35 euron tuntikustannuksella
Luvut ovat havainnollistavia, mutta ne osoittavat, kuinka pienetkin toistuvat työvaiheet voivat muodostaa merkittävän kokonaisuuden.
Jos puolet ylimääräisestä työstä voitaisiin poistaa sujuvammalla tiedonkululla, vapautuisi esihenkilöiden työaikaa 40 tuntia vuodessa.
Kyse ei siis ole vain työntekijän arjen helpottamisesta, vaan myös organisaation resurssien tehokkaammasta käytöstä.
Työvoiman johtaminen alkaa sujuvasta arjesta
Työvuorojen hallintaa kehittäessä huomio kiinnittyy helposti suunnittelun tehokkuuteen: kuinka nopeasti vuorot saadaan laadittua ja kuinka hyvin henkilöstötarpeisiin pystytään vastaamaan.
Yhtä tärkeää olisi kysyä, miten hyvin järjestelmä toimii työntekijälle.
Löytyvätkö tarvittavat tiedot helposti? Voiko työntekijä vaikuttaa työvuoroihinsa sovittujen pelisääntöjen puitteissa? Kulkeeko tieto muutoksista molempiin suuntiin?
Kun työntekijöiden osallistuminen tehdään helpoksi, syntyy samalla paremmat edellytykset ajantasaiselle työvoiman johtamiselle. Esihenkilöiden ei tarvitse käyttää yhtä paljon aikaa tietojen kokoamiseen, ja työvuorojen suunnittelun tueksi saadaan tietoa työntekijöiden todellisesta käytettävyydestä.
Intun tavoitteena on tukea juuri tällaista kokonaisuutta, jossa työvoiman hallinta ei ole vain esihenkilön tekemää suunnittelua, vaan sujuvaa yhteistyötä työntekijöiden ja organisaation välillä.
Toimiva työvuorojen hallinta ei tarkoita vain sitä, että vuorot ovat järjestelmässä. Se tarkoittaa, että tieto kulkee, ihmiset voivat osallistua ja arki toimii molemmilla puolilla.
