Kalenteria katsomalla kaksi työvuoroa voivat näyttää täysin samanlaisilta.
Molempiin on löytynyt tekijä. Molemmat on saatu hoidettua. Ulospäin kaikki näyttää siis olevan kunnossa.
Arki niiden takana voi silti olla hyvin erilainen.
Toinen vuoro on voinut täyttyä hyvissä ajoin ilman ylimääräistä työtä. Toiseen tekijä on ehkä löytynyt vasta viime hetkellä useiden yhteydenottojen, muutosten ja vaihtoehtoisten järjestelyjen jälkeen.
Lopputulos näyttää kalenterissa samalta, mutta kuormitus organisaatiolle ei ole sama.
Pelkkä täyttöaste ei kerro koko kuvaa
Työvuorosuunnittelussa on luonnollista seurata sitä, kuinka moni vuoro saadaan täytettyä.
Se on tärkeä mittari, mutta yksinään se kertoo lähinnä lopputuloksen.
Jos lähes kaikki vuorot täyttyvät, tilanne voi näyttää hyvältä. Samalla taustalla voi kuitenkin olla jatkuvaa kiirettä, viime hetken muutoksia ja paljon esihenkilön käyttämää aikaa.
Siksi täyttöasteen rinnalla kannattaa tarkastella myös sitä, kuinka nopeasti vuorot täyttyvät ja kuinka ajoissa henkilöstötarpeisiin pystytään reagoimaan.
Kun vuorot näkyvät aikaisemmin, vaihtoehtoja on enemmän
Tästä löytyy käytännön esimerkkejä myös Britanniassa toimivista terveydenhuollon organisaatioista.
Tees, Esk and Wear Valleys NHS Foundation Trustissa avoimia vuoroja alettiin julkaista aiempaa aikaisemmin. Keskimääräinen ennakkoaika kasvoi 16,9 päivästä 22,5 päivään, ja henkilöstöpankin vuorojen täyttöaste nousi keskimäärin 98 prosenttiin.
Toisessa organisaatiossa, London North West University Healthcare NHS Trustissa, henkilöstöprosessien kehittämisellä oli myös taloudellinen vaikutus. Vuoroja saatiin julkaistua aikaisemmin, korotetuilla palkkioilla täytettyjen vuorojen osuus väheni ja organisaatio raportoi noin 500 000 punnan vuotuisista säästöistä henkilöstöpankin palkkiotasojen yhtenäistämisen kautta.
Tapaukset ovat erilaisia, mutta niissä näkyy sama perusajatus: mitä aikaisemmin henkilöstötarve tunnetaan ja vuorot saadaan tarjolle, sitä enemmän aikaa ja vaihtoehtoja niiden täyttämiseen on.
Kyse ei siis ole vain siitä, täyttyykö vuoro, vaan myös siitä, milloin se täyttyy ja kuinka paljon työtä sen täyttäminen vaatii.
Viime hetken täyttö maksaa aikaa
Viime hetkellä täyttyvä vuoro ei välttämättä näy asiakkaalle tai työntekijälle ongelmana, jos tekijä lopulta löytyy.
Organisaation näkökulmasta tilanne voi silti olla kallis.
Esihenkilö joutuu käyttämään aikaa sopivan henkilön etsimiseen, yhteydenottoihin ja vaihtoehtoisten järjestelyjen tekemiseen. Samalla vaihtoehtojen määrä vähenee sitä mukaa, mitä lähemmäs vuoron alkua mennään.
Kiireessä voidaan joutua tekemään ratkaisuja, joita ei olisi valittu, jos aikaa olisi ollut enemmän.
Yksittäinen tällainen tilanne ei välttämättä ole merkittävä. Jos sama kuitenkin toistuu viikosta toiseen, vaikutus alkaa näkyä sekä työajassa, kustannuksissa että suunnittelun ennakoitavuudessa.
Missä viiveet toistuvat?
Hyödyllinen kysymys ei siis ole ainoastaan:
Täyttyikö vuoro?
Vaan myös:
Milloin se täyttyi?
Kun vuorojen täyttymiseen kuluvaa aikaa tarkastellaan pidemmällä aikavälillä, voidaan nähdä esimerkiksi:
- mitkä vuorot täyttyvät nopeasti
- mitkä jäävät toistuvasti avoimiksi pitkäksi aikaa
- missä toimipisteissä viiveitä syntyy eniten
- liittyvätkö haasteet tiettyihin viikonpäiviin tai kellonaikoihin
- kuinka usein jo tehtyä suunnitelmaa joudutaan muuttamaan.
Yksittäisen viikon perusteella näitä yhteyksiä voi olla vaikea havaita. Kun tietoa kertyy pidemmältä ajalta, kokonaisuus alkaa hahmottua.
Jos esimerkiksi iltavuorot tietyssä toimipisteessä jäävät järjestelmällisesti avoimiksi muita pidemmäksi aikaa, kyse ei välttämättä enää ole sattumasta. Sama pätee tilanteeseen, jossa tiettyä osaamista vaativien vuorojen täyttäminen aiheuttaa jatkuvasti viime hetken kiirettä.
Kun toistuva ilmiö tunnistetaan, siihen voidaan myös vaikuttaa.
Muutosten määrä kertoo suunnittelun toimivuudesta
Vuoron täyttymisnopeuden lisäksi kannattaa seurata sitä, kuinka usein suunnitelma muuttuu.
Tekijä voi löytyä hyvissä ajoin, mutta myöhemmin vuoroa saatetaan joutua siirtämään toiselle henkilölle. Tai jo sovittu kokonaisuus joudutaan rakentamaan uudelleen poissaolon tai muun muutoksen vuoksi.
Jos muutoksia tehdään paljon, taustalla voi olla esimerkiksi liian tiukka henkilöstötilanne tai tiettyihin vuoroihin liittyvä toistuva haaste.
Muutosten seuraaminen auttaa erottamaan toisistaan kaksi hyvin erilaista tilannetta: toimivan suunnitelman, jossa yksittäinen muutos on poikkeus, ja arjen, jossa suunnitelmaa joudutaan jatkuvasti paikkaamaan.
Data auttaa näkemään ongelman ennen seuraavaa kiirettä
Kiireisessä arjessa huomio kiinnittyy helposti juuri nyt avoinna olevaan vuoroon.
Kun tekijä löytyy, asia on ratkaistu ja huomio siirtyy seuraavaan tehtävään.
Juuri siksi toistuvat ilmiöt voivat jäädä helposti huomaamatta.
Data tekee näkyväksi sen, mitä yksittäisestä tilanteesta ei välttämättä huomaa. Jos tietyt vuorot täyttyvät järjestelmällisesti muita hitaammin tai suunnitelmaa muutetaan samoissa tilanteissa kerta toisensa jälkeen, kyseessä on jo kehittämisen paikka.
Kun ilmiö tunnistetaan ajoissa, siihen voidaan vaikuttaa ennen seuraavaa kiirettä.
Se voi tarkoittaa esimerkiksi työvuorojen suunnittelun muuttamista, sopivien työntekijöiden kartoittamista aikaisemmin tai resurssien kohdentamista uudella tavalla.
Täyttynyt vuoro ei aina tarkoita onnistunutta prosessia
Työvuoron lopputulos voi näyttää hyvältä, vaikka prosessi sen taustalla olisi ollut raskas.
Siksi vuorosuunnittelua kannattaa tarkastella myös kalenterin pintaa syvemmältä.
Kuinka nopeasti vuorot täyttyvät? Missä viiveet toistuvat? Kuinka usein suunnitelmaa joudutaan muuttamaan?
Kun näihin kysymyksiin löytyy vastaus datasta, työvuorosuunnittelua voidaan kehittää ennakoivammin.
Silloin tavoitteena ei ole vain saada jokaiseen vuoroon tekijä.
Tavoitteena on saada vuorot täyttymään ajoissa, hallitusti ja mahdollisimman pienellä ylimääräisellä työllä.
