Joustava hallinta sijaisten ja keikkatyön tarpeisiin
Nykyinen digitalisoitunut liiketoimintaympäristö tarjoaa mahdollisuuden kasvattaa tuottavuutta ja tehokkuutta monin eri tavoin, kuten vähentämällä manuaalista työtä, lyhentämällä aikaviiveitä, hyödyntämällä dataa prosessien toteutuksessa ja parantamalla käyttäjäkokemusta.
Työelämässä tapahtuvan murroksen keskellä työnteon ja työvoiman tarjoamisen tavat ovat muuttuneet. Useat toimialat kohtaavat haasteita työvoiman saatavuuden suhteen, samalla kun työvoiman tavoittamisen tavat ovat murroksessa.
Sijaisten hallinta on nyt monille toimialoille merkittävä haaste. Miten löytää päteviä tekijöitä tarvittaessa nopeasti, erityisesti kilpailullisessa toimintaympäristössä? Yhä useammat toimialat kohtaavat tilanteen, jossa on tarpeen kehittää uusia strategioita työvoiman ja resurssien hallintaan työvuorojen toteuttamiseksi.
Tehokkaat ohjelmistot helpottavat sijaistenhallintaa
Työn tarjoamista keikkatyöntekijöille voi helpottaa tarkoitusta varten suunnitelluilla ohjelmistoilla. Nämä ohjelmistot voivat olla osa laajempaa kokonaisuutta tai itsenäisiä ratkaisuja, jotka integroidaan tarvittaessa organisaation olemassa olevaan ohjelmistoympäristöön.
Sijaistenhallintaohjelmiston tarkoituksena on automatisoida työvuorojen tarjoamista ja vastaanottamista sekä helpottaa prosessia niin työn tarjoajalle (työnantajalle) kuin työntekijöillekin.
Käytännössä tämä tarkoittaa mobiilisovellusta, jonka avulla voidaan tarjota, varata ja hallinnoida työvuoroja sekä niihin liittyviä tietoja. Tämä innovatiivinen lähestymistapa tuo helpotusta sijaistenhallintaan samalla, kun se parantaa toiminnan tehokkuutta.
Ohjelmistojen käyttö organisaation näkökulmasta
Tulevaisuudessa digitalisaatio kasvaa entisestään, ja organisaatioiden on strategisesti harkittava omaa polkuaan digitaalisten palveluiden kehittämisessä. Digitalisaatio tarjoaa mahdollisuuden uudistaa työtapoja, hyödyntää dataa, lisätä tuottavuutta ja tehostaa kustannusten hallintaa sekä resurssien kohdentamista.
Kun harkitaan uuden ohjelmiston käyttöönottoa sijaisten ja keikkatyön hallintaan, organisaation on tarkasteltava asioita sekä taktisella että operatiivisella tasolla:
- Mihin toimintaympäristöön ohjelma on tarkoitus hankkia? Miten se soveltuu jo käytössä oleviin ohjelmiin ja kokonaisuuteen?
- Kuinka tietovirrat kulkevat? Onko mahdollista integroida automaattinen tietojen siirto eri järjestelmien välillä tehokkuuden varmistamiseksi? Tämän olisi hyvä olla mahdollista, jotta järjestelmien hyöty saadaan tehokkaasti irti.
- Miten käyttöönottoprojekti ja käyttöosaamisen kehittäminen on suunniteltu?
- Miten varmistetaan perustietojen syöttö ja niiden oikeellisuus?
- Kuka vastaa järjestelmästä (ketkä ovat pääkäyttäjiä)?
- Miten tietoturva ja varmistukset on hoidettu?
- Mikä on järjestelmän arvioitu kuukausittainen käyttökustannus, ja miten käytön aikainen tuki on järjestetty?
- Mitkä ovat järjestelmän käytölle asetetut tavoitteet ja niiden seurantamenetelmät?
- Mitä vaihtoehtoja markkinassa on tarjolla?
- Entä jos emme hanki mitään ohjelmistoa ja jatkamme nykyistä toimintatapaa?
- Mitä jos kehitämme oman palvelun?
- Entä jos hankimme palvelun ulkopuoliselta henkilöstövuokrausyritykseltä?
Ohjelmiston käyttö työvuorosuunnittelijan ja työntekijän näkökulmasta
- Miten saadaan käyttäjät lataamaan sovellus puhelimeensa, jotta he voivat vastaanottaa työvuoroja? Miten viestintä sovelluksen käytöstä on järjestetty?
- Miten tarjota tukea käyttäjille, jotka kohtaavat kysymyksiä tai ongelmia sovelluksen käytössä?
- Kuinka helpottaa siirtymistä uuteen toimintatapaan? Miten organisaatio suhtautuu niiden henkilöiden mahdolliseen siirtymäaikaan, jotka vastustavat uutta mallia?
- Mahdollisuus selata omia tulevia ja jo tehtyjä työvuoroja, tarkastella palkkakertymää ja muita liittyviä tietoja.
- Miten päivittää omat loma- ja poissaolotiedot, ja miten nämä tiedot siirtyvät järjestelmästä työvuorosuunnittelijan käyttöön?
- Miten viestitään organisaation eri jäsenten ja esimiesten kanssa sovelluksen avulla?
- Kuinka hallita omaa tai työntekijöiden osaamista ja päivittää tiedot työtehtäviin ja pätevyyksiin?
Sijaistenhallintaohjelmiston tuomat hyödyt
Nopeampi sijaisten tai työvuoron tekijöiden löytyminen
Ohjelmiston avulla vuorot tarjotaan automaattisesti soveltuvimmille tekijöille, nopeuttaen prosessia ja vähentäen manuaalista työtä.
Järjestelmän avulla sijaiset voivat varata vuoron nopeasti itselleen.
Kustannussäästöt
Nopeutettu toiminta, tehostuminen ja virheiden väheneminen vähentävät kokonaiskuluja. Säästöjä syntyy hallinnan tehostumisesta ja kommunikaatiokustannusten vähenemisestä. Jos toimija pystyy itse hallinnoimaan vuorojen tarjoamista potentiaalisille tekijöille, myös henkilöstövuokraukseen liittyvät kustannukset jäävät muodostumatta.
Hyvin toteutettu sijaisten hallinta lisää myös työtyytyväisyyttä ja työyhteisön hyvinvointia.
Käytettävyyden ja aikataulujen hallinta
Työvuorosuunnittelija voi reaaliaikaisesti tarkastella sijaisten käytettävyyttä, mikä auttaa ennakoimaan resurssitarpeita, välttämään päällekkäisyyksiä ja varmistamaan, että riittävä määrä työntekijöitä on saatavilla.
Kommunikaatio ja yhteisön viestintä
Ohjelmisto tarjoaa turvallisen viestintäalustan, jossa voi viestiä työkavereiden ja esimiehen kanssa reaaliaikaisesti. Lisäksi se mahdollistaa muistiinpanojen ja tiedotteiden jakamisen, mikä helpottaa vuoron suorittamista.
Virheiden pienentyminen
Automaatio vähentää virheiden mahdollisuutta, mikä alentaa hallinnointikustannuksia ja lisää tyytyväisyyttä. Manuaalinen tiedon hallinta on aina alttiimpi virheille, kuin automaattinen tiedon hallinta.
Osaamisen hallinta
Järjestelmän avulla on mahdollista hallinnoida työntekijöiden osaamista. Näin järjestelmä pystyy tarjoamaan vuoroja osaamisen ja vaadittavien pätevyyksien mukaisesti kaikille mahdollisille tekijöille. Osaamis- ja pätevyysvaatimusten täyttäminen parantaa samalla tarjottavan palvelun laatua loppuasiakkaalle.
Raportointi ja seuranta
Ohjelmiston avulla voidaan luoda erilaisia raportteja sijaisten käytöstä, kustannuksista ja muista tärkeistä tiedoista.
Data ja sen hyödyntäminen
Eri ohjelmistojen integroinnin avulla organisaatio voi automatisoida tietovirtoja ja hyödyntää tietoa toiminnan tehostamiseksi ja kehittämiseksi.
Työntekijäkokemuksen parantuminen
Työntekijät arvostavat mahdollisuutta hallita heille tulevia työtarjouksia ja tapaa valita itselleen sopiva työvuoro. Työnantajat usein kilpailevat rajallisesta joukosta työntekijöitä. Pysyäkseen tehokkaasti kilpailussa mukana, työnantajan on pystyttävä tarjoamaan vuoroja kilpailukykyisellä ja mielekkäällä tavalla.
Intu mahdollistaa sijaisten hallinnan
Intu-ohjelmisto mahdollistaa sijaisten hallinnan joustavasti ja kätevästi. Mobiilisovellus on käytössä jo tuhansilla käyttäjillä heidän jokapäiväisessä työssään. Ohjelmistossa on runsaasti erilaisia ominaisuuksia, joita voi hyödyntää toimialan ja organisaation oman tarpeen mukaan.
Intu on palvelu, jossa on eri osa-alueita työvuorosuunnittelusta ja resurssien hallinnasta aina työvuoron tarjoamiseen ja laskutus- ja palkkatietoihin saakka.
Sijaistenhallinnan ominaisuuksia Intussa ovat muun muassa:
- Työvuoro
- Työntekijöille voidaan tarjota vuoroja tehtäväksi joko kohdennetusti osaamisen ja pätevyyden mukaan tai kaikille työntekijöille
- Työntekijä voi kuitata haluamansa vuoron itselleen
- Vuoron tiedot
- Asiakkaan aikaisemmat ja tulevat työvuorot
- Lisien lisääminen (lisä, määrä, kuvaus)
- Työaika
- Työajan merkitseminen toteutuneen mukaan
- Työtehtävien listaus
- Tehty / ei tehty (palvelusopimus)
- Matkustaminen vuoroon
- Matkakulut
- Navigointi
- Viestintä
- Kommenttien lisääminen vuorolle
- Viestittely kollegoiden ja esimiesten kesken
- Tiedotteiden lukeminen
- Asiakasdokumenttien esikatselu
- Integraatioiden hyödyntäminen
- Vapaiden vuorojen tietojen sisäänlukeminen
- Työntekijätietojen sisäänlukeminen
- Palkka- ja laskutustiedostojen muodostuminen ja siirto
Esittelemme mielellämme lisää Intua. Kysy lisää asiantuntijoiltamme.
