Yrityksissä syntyy jatkuvasti dataa asiakkaista, työntekijöistä, työstä, työajoista, osaamisesta, kustannuksista ja tuloksista. Data on liiketoiminnan pääomaa, mutta sen arvo ei synny pelkästä keräämisestä. Arvo syntyy vasta, kun dataa hallitaan, yhdistetään ja hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.
Data ei vielä itsessään ole tietoa. Se muuttuu tiedoksi, kun sille annetaan merkitys ja se asetetaan oikeaan yhteyteen.
Yksittäinen datapiste voi antaa voimakkaan mutta harhaanjohtavan impulssin. Esimerkiksi yhden työvuoron täyttämättä jääminen voi näyttää satunnaiselta poikkeukselta. Kun tieto yhdistetään vuoron ajankohtaan, sijaintiin, osaamisvaatimuksiin, tarjouksen saaneiden työntekijöiden määrään ja reagointiaikaan, tilanteesta muodostuu aivan toisenlainen kuva. Oliko vuoro tarjottu liian myöhään? Oliko sopivia työntekijöitä saatavilla? Oliko työtarjouksessa riittävästi tietoa? Oliko työpaikka hankalasti saavutettavissa?
Samalla tavalla yksittäinen poissaolo kertoo vain, että joku oli poissa. Kun poissaolot yhdistetään ajankohtaan, työvuoroihin, tiimeihin ja toteutuneeseen työmäärään, voidaan nähdä toistuvia ilmiöitä ja niiden vaikutuksia toimintaan.
Datan yhdistäminen muuttaa havaintojen merkitystä. Se auttaa erottamaan yksittäiset tapahtumat toistuvista ilmiöistä sekä oireet niiden taustalla olevista syistä. Tämän jälkeen toimintaa voidaan kehittää tiedon, ei oletusten perusteella.
Tämä edellyttää datan hallintaa. Tietojen pitää olla riittävän laadukkaita, ajantasaisia ja yhdenmukaisia. Lisäksi niiden täytyy olla oikeiden ihmisten käytettävissä ymmärrettävässä muodossa. Jos data jää erillisiin järjestelmiin, taulukoihin tai yksittäisten ihmisten tietoon, yrityksen yhteinen tilannekuva jää väistämättä puutteelliseksi.
INTUssa työn, työvuorojen ja tekijöiden data muodostaa yhteisen kokonaisuuden. Kun suunniteltuja ja toteutuneita työvuoroja, työntekijöiden saatavuutta, osaamista, avoimia vuoroja ja täyttöastetta tarkastellaan yhdessä, voidaan nähdä, missä toiminta sujuu ja missä syntyy hukkaa tai menetettyä myyntiä.
Mittarit tekevät kehityksen näkyväksi. Täyttöaste, vuoron täyttämiseen kulunut aika, peruutukset, toteutuneet työtunnit ja suunnitellun sekä toteutuneen työn erot auttavat ymmärtämään sekä toiminnan laatua että liiketoiminnan tulosta. Oleellista ei kuitenkaan ole kerätä mahdollisimman paljon mittareita, vaan valita ne, jotka auttavat tekemään parempia päätöksiä.
Hyvin hallittu data auttaa reagoimaan nykyhetkeen, tunnistamaan kehityssuuntia ja ennakoimaan tulevaa. Se mahdollistaa paremman palvelukokemuksen, sujuvammat prosessit ja kannattavamman liiketoiminnan.
Dataa kertyy joka tapauksessa. Kilpailuetu syntyy siitä, kuka osaa antaa sille merkityksen ja ottaa sen käyttöön.
Mitä tämä tarkoittaa INTUssa?
INTU kokoaa samaan järjestelmään dataa työstä, työvuoroista, työntekijöiden osaamisesta ja saatavuudesta sekä suunnitelluista ja toteutuneista tunneista. Yksittäisten tietojen sijaan voidaan tarkastella kokonaisuuksia: miten vuorot täyttyvät, missä syntyy poikkeamia, miten suunnitelmat toteutuvat ja mihin menetetty työ tai myynti liittyy. Raportit ja mittarit tekevät toiminnan näkyväksi. Samalla hallittu ja laadukas data luo perustan ennakoinnille, automaatiolle ja tekoälyn hyödyntämiselle.
