Työvuorosuunnittelu on paljon muutakin kuin työntekijöiden sijoittamista kalenteriin. Siinä sovitetaan yhteen asiakkaiden tarpeet, henkilöstön osaaminen, käytettävissä olevat resurssit ja työntekijöiden toiveet. Samalla pitäisi hallita kustannuksia, varautua muutoksiin ja huolehtia henkilöstön jaksamisesta.
Kehityksen suunta on kohti ennakoivampaa, joustavampaa ja henkilöstöä osallistavampaa suunnittelua. Data, automaatio ja tekoäly tuovat uusia mahdollisuuksia, mutta myös työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet korostuvat.
Miltä työvuorosuunnittelun tulevaisuus näyttää käytännössä? Kokosimme kuusi keskeistä kehityssuuntaa ja tarkastelimme, mitä ne edellyttävät työvuorosuunnitteluohjelmistolta.
1. Työvuorosuunnittelu lähtee toiminnan todellisesta tarpeesta
Työvuorosuunnittelun lähtökohtana pitäisi olla tehtävä työ: mitä pitää tehdä, missä, milloin ja millaisella osaamisella?
Esimerkiksi siivousalalla henkilöstötarve voi perustua asiakassopimuksiin ja kohteiden palveluvaatimuksiin. Kaupan alalla puolestaan asiakasvirtojen vaihtelu vaikuttaa tarvittavaan henkilöstömäärään.
Pelkkä työntekijöiden määrä ei siis kerro, riittääkö kapasiteetti. Suunnittelijan pitää myös tietää, vastaavatko henkilöstön osaaminen ja saatavuus toiminnan tarpeita.
Mitä ohjelmistolta tarvitaan?
Työvuorosuunnitteluohjelmiston pitäisi yhdistää työvoimatarve, osaamisvaatimukset ja työntekijöiden käytettävyys samaan kokonaisuuteen. Näin mahdolliset henkilöstövajeet tai ylimääräinen kapasiteetti voidaan tunnistaa ajoissa.
2. Data auttaa ennakoimaan tulevaa työvoimatarvetta
Työvuorosuunnittelussa syntyy jatkuvasti arvokasta tietoa. Toteutuneet työtunnit, poissaolot, täyttämättä jääneet vuorot ja kysynnän vaihtelu kertovat, kuinka hyvin suunnitelmat vastaavat todellisuutta.
Tiedosta on kuitenkin eniten hyötyä silloin, kun sitä käytetään tulevien päätösten tukena.
Jos tietyssä kohteessa tarvitaan toistuvasti lisätyövoimaa tai työvuorot jäävät säännöllisesti täyttämättä, tilanteeseen voidaan puuttua jo ennen seuraavaa suunnittelujaksoa. Ennustaminen auttaa myös varautumaan sesonkivaihteluihin ja tunnistamaan tulevia osaamis- tai kapasiteettivajeita.
Mitä ohjelmistolta tarvitaan?
Ajantasaista tietoa, selkeitä mittareita ja mahdollisuutta vertailla suunniteltua ja toteutunutta toimintaa. Myös ennusteiden perusteiden pitää olla ymmärrettäviä, jotta suunnittelija voi hyödyntää tietoa oman kokemuksensa rinnalla.
3. Tekoäly ja automaatio keventävät suunnittelijan työtä
Työvuorosuunnittelussa on paljon toistuvia tehtäviä, joiden automatisointi voi säästää aikaa.
Optimointi voi auttaa sovittamaan yhteen esimerkiksi työntekijöiden osaamisen, käytettävyyden, sijainnit, sopimustunnit ja työaikasäännöt.
Tekoäly tuo tähän uusia mahdollisuuksia. Tulevaisuudessa suunnittelija voisi esimerkiksi kysyä ohjelmistolta suoraan, mitkä ensi viikon vuorot ovat vielä täyttämättä tai missä kohteissa henkilöstökapasiteetti ei vastaa arvioitua tarvetta.
Pidemmälle automatisoitu suunnittelu voi myös muodostaa vuoroehdotuksia ja tarjota vaihtoehtoisia ratkaisuja muutostilanteisiin.
Mitä ohjelmistolta tarvitaan?
Määriteltäviä tavoitteita ja rajoitteita sekä mahdollisuutta tarkistaa ja muuttaa ehdotettuja ratkaisuja. Suunnittelijan pitää ymmärtää, millä perusteella ohjelmisto toimii ja milloin tarvitaan ihmisen päätös.
Tekoälyn tärkein tehtävä ei ole korvata suunnittelijaa, vaan vapauttaa hänen aikaansa kokonaisuuden hallintaan.
4. Työntekijän itsepalvelusta tulee yhä tärkeämpi osa kokonaisuutta
Työvuorosuunnittelun digitalisoitumisen pitäisi helpottaa myös työntekijöiden arkea.
Mobiilisovelluksen kautta työntekijä voi esimerkiksi tarkastella työvuorojaan, ilmoittaa käytettävyytensä, esittää vuorotoiveita sekä ylläpitää omia tietojaan.
Avoimien työvuorojen tarjoaminen sopiville työntekijöille helpottaa molempien osapuolten arkea. Työntekijä voi hakeutua itselleen sopiviin vuoroihin, ja suunnittelija saa ajantasaisempaa tietoa henkilöstön kiinnostuksesta ja saatavuudesta.
Mitä ohjelmistolta tarvitaan?
Helppokäyttöinen mobiilipalvelu, jossa omat tiedot, työvuorot ja avoimet työmahdollisuudet löytyvät helposti. Työntekijän pitäisi myös nähdä, miten hänen ilmoituksensa tai toiveensa etenevät.
5. Joustavuus ja henkilöstön osallistuminen kulkevat käsi kädessä
Joustavuus on yksi työvuorosuunnittelun keskeisistä kehityssuunnista, mutta sen pitää toimia molempiin suuntiin.
Yritykselle joustavuus tarkoittaa kykyä vastata muuttuviin asiakastarpeisiin ja henkilöstötilanteisiin. Työntekijälle se tarkoittaa mahdollisuutta vaikuttaa omaan työaikaansa ja sovittaa työ yhteen muun elämän kanssa.
Yhteisöllisessä työvuorosuunnittelussa työntekijät osallistuvat vuorojen suunnitteluun yhteisten pelisääntöjen mukaisesti. Toiveita sovitetaan yhteen toiminnan tarpeiden ja osaamisvaatimusten kanssa.
Myös Työterveyslaitos korostaa yhteisöllisessä vuorosuunnittelussa työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia ja yhdessä sovittuja toimintatapoja.
Mitä ohjelmistolta tarvitaan?
Tukea vuorotoiveiden esittämiseen, käytettävyyden ilmoittamiseen ja muutosten hallintaan. Samalla tarvitaan selkeät pelisäännöt, jotta osallistuminen on tasapuolista ja toiminnan tarpeet täyttyvät.
6. Palautuminen ja tasapuolisuus huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa
Työvuorosuunnittelun onnistumista ei voida arvioida pelkästään sen perusteella, saadaanko kaikki vuorot täytettyä.
Yhtä tärkeää on tarkastella, millaisen kokonaisuuden työvuorot muodostavat työntekijälle.
Miten kuormitus jakautuu? Jääkö vuorojen väliin riittävästi aikaa palautumiselle? Kuinka usein julkaistuihin työvuorolistoihin joudutaan tekemään muutoksia?
Myös työntekijöiden kokemukset ovat tärkeitä. Vaikka työvuorolista täyttäisi muodolliset vaatimukset, se ei välttämättä tunnu henkilöstöstä tasapuoliselta tai toimivalta.
Mitä ohjelmistolta tarvitaan?
Näkyvyyttä työvuorojen rytmiin, kuormituksen jakautumiseen ja palautumisen edellytyksiin. Kun nämä tekijät huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa, mahdollisiin ongelmiin voidaan puuttua ajoissa.
Työvuorosuunnittelun tulevaisuus yhdistää tehokkuuden ja ihmislähtöisyyden
Kaikkia kuutta kehityssuuntaa yhdistää sama tavoite: työvuorosuunnittelusta halutaan tehdä ennakoivampaa, sujuvampaa ja paremmin toiminnan tarpeisiin vastaavaa.
Tämä edellyttää ohjelmistolta muutakin kuin työvuorokalenteria.
Suunnittelija tarvitsee kokonaiskuvan henkilöstöstä, osaamisesta ja tulevista tarpeista. Työntekijä tarvitsee helpon tavan hallita omaa työtään ja vaikuttaa työvuoroihinsa. Johto puolestaan tarvitsee tietoa siitä, miten henkilöstöresurssit, kustannukset ja toiminnan tavoitteet kohtaavat.
Parhaimmillaan työvuorosuunnitteluohjelmisto yhdistää nämä näkökulmat ja tekee arjesta sujuvampaa kaikille osapuolille.
Tähän suuntaan myös Intua kehitetään: tukemaan suunnittelijan päätöksiä, työntekijöiden osallistumista ja toiminnan ennakointia.
Työvuorosuunnittelun tulevaisuudessa ei lopulta ole kyse vain siitä, kuinka paljon ohjelmisto pystyy tekemään, vaan siitä, kuinka paljon paremmin sen avulla voidaan suunnitella ja johtaa työtä.
Onko työvuorosuunnittelunne valmis tulevaisuuden tarpeisiin?
Intu auttaa sujuvoittamaan työvuorosuunnittelua, vähentämään manuaalista työtä ja hyödyntämään henkilöstöresursseja tehokkaammin.
Ota yhteyttä ja katsotaan yhdessä, miten Intu voisi helpottaa teidän arkeanne!
