Kun viikon viimeinenkin avoin työvuoro on saatu täytettyä, tilanne näyttää hyvältä. Työt on hoidettu, palvelu on toiminut ja seuraavan viikon suunnittelu voi alkaa.
Mutta kuinka paljon työtä vuorojen täyttäminen vaati? Montako kertaa suunnitelmia jouduttiin muuttamaan? Entä toistuvatko samat haasteet viikosta toiseen?
Työvuorosuunnittelusta kertyy jatkuvasti tietoa, joka kertoo paljon muustakin kuin siitä, kuka työskentelee missäkin vuorossa. Se voi paljastaa myös, kuinka paljon esihenkilöiden aikaa ja ylimääräistä työtä onnistuneen lopputuloksen saavuttaminen vaatii. Oikein hyödynnettynä tieto auttaa johtoa tunnistamaan ongelmia, arvioimaan toimintatapoja ja tekemään parempia päätöksiä.
Täyttynyt työvuoro ei aina tarkoita onnistunutta suunnittelua
Kuvitellaan kaksi yksikköä, joissa kaikki viikon työvuorot on lopulta saatu täytettyä.
Ensimmäisessä yksikössä vuorot täyttyivät hyvissä ajoin, muutoksia tehtiin vähän ja työntekijät tiesivät työaikansa etukäteen.
Toisessa yksikössä lopputulos oli sama, mutta siihen päästiin lukuisilla yhteydenotoilla, viime hetken sijaisjärjestelyillä ja toistuvilla vuoronvaihdoilla.
Pelkkää lopullista täyttöastetta katsomalla yksiköt näyttäisivät yhtä onnistuneilta. Todellisuudessa niiden arki on voinut olla hyvin erilaista.
Toisessa yksikössä esihenkilöiden aikaa on saattanut kulua huomattavasti enemmän vuorojen järjestelyyn, ja jatkuvat muutokset ovat voineet vaikeuttaa myös työntekijöiden oman arjen suunnittelua.
Siksi johdon kannattaa tarkastella myös sitä, miten työvuorot täyttyvät ja kuinka paljon järjestelyjä niiden toteutuminen vaatii.
Toistuvat ongelmat näkyvät tiedossa
Yksittäinen peruuntuminen tai äkillinen sijaistarve kuuluu monen organisaation arkeen. Jos samanlaiset tilanteet kuitenkin toistuvat, kyse voi olla jostakin, johon kannattaa puuttua jo suunnitteluvaiheessa.
Työvuoroista kertyvä tieto voi auttaa tunnistamaan esimerkiksi:
- Toistuvat täyttövaikeudet: Jäävätkö tiettyjen ajankohtien tai yksiköiden vuorot jatkuvasti viime hetkeen?
- Suunnittelun kuormittavuuden: Kuinka paljon vuoroja joudutaan muuttamaan alkuperäisen suunnittelun jälkeen?
- Toimivat käytännöt: Missä yksiköissä vuorot täyttyvät ajoissa ja muutoksia tarvitaan vähemmän?
- Kehityksen suunnan: Onko tilanne muuttumassa parempaan vai huonompaan suuntaan?
Tiedot eivät välttämättä kerro suoraan, mistä ongelmat johtuvat. Ne kuitenkin auttavat löytämään oikeat kysymykset.
Jos esimerkiksi viikonloppuvuorojen täyttäminen on jatkuvasti vaikeaa, kannattaisiko suunnittelu aloittaa aikaisemmin, tarkastella henkilöstön saatavuutta tai kehittää sijaisjärjestelyjä?
Ilman kokonaiskuvaa sama ongelma saatetaan ratkaista viikko toisensa jälkeen erillisenä kiireellisenä tilanteena.
Johdon ei tarvitse seurata jokaista työvuoroa
Esihenkilön tehtävä on huolehtia siitä, että arki toimii ja työvuorot saadaan järjestettyä. Johdon näkökulmasta olennaista on nähdä yksittäisten tapahtumien taakse.
Onko henkilöstön saatavuus parantunut? Missä suunnittelu vie kohtuuttomasti aikaa? Onko jokin toimintatapa osoittautunut erityisen sujuvaksi?
Kun tietoa tarkastellaan pidemmältä ajalta, yksittäisten poikkeamien sijaan voidaan tunnistaa kehityssuuntia.
Samalla voidaan oppia myös onnistumisista. Jos yhdessä yksikössä vuorot täyttyvät johdonmukaisesti hyvissä ajoin, kannattaa selvittää, mitä siellä tehdään eri tavalla. Voisiko samoja käytäntöjä hyödyntää muuallakin?
Kyse ei ole yksiköiden tai esihenkilöiden asettamisesta paremmuusjärjestykseen. Erilaiset olosuhteet vaikuttavat työvuorosuunnitteluun, ja siksi lukujen rinnalle tarvitaan ymmärrystä käytännön työstä.
Työvuorotiedosta toiminnan kehittämiseen
Työvuorosuunnittelusta syntyvä tieto on arvokkainta silloin, kun sitä käytetään toiminnan kehittämiseen.
Jos vuorot täyttyvät jatkuvasti myöhään, voidaan selvittää, pitäisikö suunnittelu aloittaa aikaisemmin. Jos muutokset kasaantuvat tietyille esihenkilöille, voidaan tarkastella työnjakoa ja käytettävissä olevia resursseja. Jos jokin käytäntö vähentää viime hetken järjestelyjä, sitä voidaan kokeilla laajemminkin.
Kaikkea tietoa ei tarvitse nostaa johdon seurattavaksi. Tärkeintä on valita mittarit ja havainnot, jotka kertovat toiminnan sujuvuudesta ja auttavat tunnistamaan kehittämistarpeita.
Hyvä tilannekuva ei vain kerro, miten työvuorot on saatu järjestettyä. Se auttaa ymmärtämään, mitä kannattaisi tehdä seuraavalla kerralla paremmin.
Lokakuun aikana olemme tarkastelleet työvuorosuunnittelua niin täyttöasteen, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmasta. Kaikkia näitä yhdistää sama ajatus: työvuoroista syntyvää tietoa kannattaa hyödyntää myös arjen kiireiden ulkopuolella.
Lopulta kysymys on yksinkertainen: käytämmekö työvuorotietoa vain tämän viikon työvuorojen järjestämiseen vai myös ensi viikon, ensi kuukauden ja ensi vuoden toiminnan kehittämiseen?
