Kustannussäästöä työvuorojen hallintaa tehostamalla

ERP-järjestelmät työvuorosuunnittelun ja -hallinnan apuna

Työvuorosuunnittelu ja -hallinta ovat keskeisiä prosesseja monilla toimialoilla, erityisesti hoiva-, kotihoito-, varhaiskasvatus- ja terveydenhoitoaloilla. Näillä aloilla työn jatkuvuus, työntekijöiden kuormituksen hallinta ja työvuorojen joustava mukauttaminen muuttuviin tarpeisiin kuuluvat päivittäisiin haasteisiin. Intu ERP tarjoaa älykkään ratkaisun näihin ongelmiin, auttaen organisaatioita saavuttamaan merkittäviä kustannussäästöjä ja parantamaan toimintansa tehokkuutta.

 

Työvuorosuunnittelun haasteet eri toimialoilla

Hoiva-ala ja kotihoito

• Henkilöstön vaihtuvuus: Työntekijöiden toiveiden ja saatavuuden huomioiminen vie aikaa, ja erityisesti sijaisuuksien täyttäminen voi olla haastavaa.
• Lainmukaisuuden varmistaminen: Lepoaikojen ja työaikasuojan huomioiminen on välttämätöntä, mutta manuaalisesti aikaa vievää.
• Paikallisuus ja logistiikka: Kotihoidossa työntekijöiden ja asiakkaiden sijainnit on yhdistettävä tehokkaasti.

Varhaiskasvatus

• Päiväkotien aukioloajat: Aukioloajat vaihtelevat yksiköittäin, ja henkilöstön työaikatarpeet on sovitettava näihin.
• Lasten hoitoajat: Vaihtelevat hoitoajat ja resurssitarpeet vaikeuttavat työvuorojen suunnittelua. Tietoa lasten hoitoajoista ei aina saada ajoissa.
• Toimintakauden vaihtelut: Aiemmin käytetyt suunnittelumallit eivät välttämättä ole sovellettavissa uusilla toimintakausilla.
• Henkilöstön mitoitus: Varhaiskasvatusasetuksen mukainen henkilöstöresurssi on varmistettava päiväkotikohtaisesti.

Terveydenhoito

• Korkeat osaamisvaatimukset: Työvuorojen suunnittelussa on varmistettava, että osaavia ammattilaisia on riittävästi paikalla.
• 24/7-palvelut: Päivystysten ja kiireellisten vuorojen miehitys vaatii tarkkaa suunnittelua.
• Kuormituksen hallinta: Vuorojen epäsäännöllisyys ja äkilliset muutokset kuormittavat henkilöstöä ja voivat heikentää työhyvinvointia.

 

Kustannussäästöt tehokkaan työvuorosuunnittelun avulla

Työvuorosuunnittelulla on merkittävä vaikutus yrityksen kustannusrakenteeseen. Tehokkaalla resurssien kohdentamisella:

• Hyödynnetään kuukausipalkkaisten työntekijöiden työpanos maksimaalisesti, jolloin vältetään ali- ja ylikapasiteetista johtuvat kulut.
• Osa-aikaisia työntekijöitä voidaan käyttää joustavasti ruuhkahuippujen tasaamiseen, mikä pienentää ylimääräisiä työvoimakuluja.

 

Työvuorosuunnittelun automatisointi vähentää manuaalisen työn tarvetta ja pienentää tiedonhallintavirheistä johtuvia kustannuksia. Intu ERP integroi työvuorosuunnittelun palkanlaskentaan ja muihin toiminnanohjausjärjestelmiin, mikä säästää aikaa ja parantaa tiedon tarkkuutta.

Säästöjen avaintekijät:

1. Ajan säästö: Automatisoidut rutiinit, kuten vuorotoiveiden kerääminen ja vuorojen jakaminen, vapauttavat aikaa strategisiin tehtäviin.
2. Poissaolojen hallinta: Järjestelmä ehdottaa automaattisesti sopivia sijaisia ja huomioi lepoajat ja osaamisvaatimukset.
3. Resurssien optimointi: Analytiikka auttaa ennakoimaan kysyntäpiikit ja resurssitarpeet, jolloin voidaan välttää ylikapasiteetti ja aliresursointi.
4. Palkkahallinnon tehostaminen: Ylitunnit ja lisät dokumentoidaan tarkasti, mikä nopeuttaa palkanlaskentaa ja vähentää virheitä.
5. Työtyytyväisyyden parantaminen: Hyvä suunnittelu lisää työhyvinvointia ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta.

 

Intu ERP: tehokkuutta ja joustavuutta työvuorosuunnitteluun

Intu ERP yhdistää tekoälyn ja modernin datanhallinnan ominaisuudet, mahdollistaen:

1. Älykkään työvuorosuunnittelun: Järjestelmä ottaa huomioon toiveet, osaamisvaatimukset ja lakisääteiset rajoitukset.
2. Reaaliaikaisen tiedon: Työvuorot päivittyvät automaattisesti, ja poissaoloihin reagoidaan nopeasti.
3. Integraatiot: Työvuorosuunnittelu yhdistyy palkkahallintoon ja laskutukseen, vähentäen manuaalista työtä.
4. Henkilöstön osallistamisen: Työntekijät voivat hallita omia vuorojaan, mikä lisää tyytyväisyyttä.
5. Asiakasportaalin: Esimerkiksi lastenhoidon varaukset voidaan automatisoida ja integroida suoraan järjestelmään.
6. IntuKeikka – mobiilisovelluksen: Työntekijälle kätevä tapa hallita työvuoroja ja niihin liittyviä tietoja sekä kommunikoida suoraan esihenkilön tai työntekijän kanssa.

 

Yhteenveto

Intu ERP muuttaa työvuorosuunnittelun monimutkaisesta manuaalisesta prosessista tehokkaaksi ja sujuvaksi järjestelmäksi. Se mahdollistaa merkittävät kustannussäästöt, parantaa työntekijäkokemusta ja vastaa toimialakohtaisiin haasteisiin.

Käyttämällä Intu ERP -järjestelmää organisaatiot voivat keskittyä olennaiseen: laadukkaiden palvelujen tarjoamiseen ja työntekijöiden hyvinvoinnin tukemiseen. Tämä tuo paitsi säästöjä myös kestävää kilpailuetua.

Tutustu tarkemmin Intun ominaisuuksiin ja hyödynnä mahdollisuuksia, jotka parantavat sekä tehokkuutta että työviihtyvyyttä! Lisätietoja löydät verkkosivuiltamme: Intun ominaisuudet