1. Hankinta
Harkittaessa toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa on usein jo mielessä puute tai tarve, jonka vuoksi hankintaa suunnitellaan. Hankintavaihe on merkityksellinen, koska silloin tulisi miettiä, mihin asioihin halutaan ratkaisu. Hankintavaiheessa kuluu aikaa yleensä siihen, että käydään läpi oma tarve (määrittely sekä kirjaaminen) ja selvitetään saatavilla olevat vaihtoehdot oman tarpeen ratkaisemiseksi.
Hankintavaiheen kulut
- Oma ajankäyttö (työajan hinta)
- Osaamisen hankkiminen (jos oma aika ja osaaminen ei riitä ja halutaan ulkopuolinen mielipide)
- Vanhan, epäkäytännöllisen ratkaisun aiheuttama hukka (joko ajan tai rahan kulu, saamatta jääneet asiakastyöt tai muu vastaava)
2. Käyttöönotto
Prosessit ja toimintatavat
- Kuten hankintaa, myös käyttöönottoa tulee miettiä yrityksen nykyisen toimintatavan näkökulmasta. Millä tavalla uusi järjestelmä mahdollistaa prosessien tehostamisen ja miten prosesseja pitäisi muuttaa.
- Usein kallein tapa on ottaa uusi järjestelmä ja tehdä kaikki kuten ennen. Silloin järjestelmän tarjoamia hyötyjä ei välttämättä ole hyödynnetty.
Tietojen siirto ja / tai syöttö
- Järjestelmän käyttöönotossa tulee aina siirtää tiedot järjestelmään ja tehdä järjestelmän perusmäärittelyt (asetukset). Yleensä tänä päivänä siirrot pystytään tekemään konekielisesti. Tietojen siirron valmistelu ja toteuttaminen sekä tarkistaminen vie kuitenkin aikaa.
Integraatiot
- Järjestelmä on yleensä osa kokonaisuutta; ympärillä ovat ainakin taloushallinto, laskutus, palkkahallinto- ja hr-järjestelmä. Usein myös erillinen Bi-sovellus, ja mahdollisesti Intuun on liitettynä markkinoinnin automaatio tai asiakaspalveluohjelmisto. Integraatioiden määrittely (mitä tietovirtoja ja mihin suuntaan) sekä toteuttaminen vaativat sekä aikaa että rahaa.
- Yleisimpiin järjestelmiin (esim. taloushallinto) on yleensä integraatiorajapintoja jo valmiina.
Henkilöstön koulutus
- Mitä paremmin henkilöstö osaa hyödyntää järjestelmää, sitä vähemmän tulee virhetilanteita tai tuen tarvetta. Koulutus on nykyään usein järjestettävissä videoiden ja itse aikataulutettavien kurssien suorittamisen avulla. Näin aika voidaan valita henkilön omien mahdollisuuksien mukaan.
- Kustannus toteutuu joko ajankuluna koulutuksessa tai ajan kulumisena ongelmatilanteissa tai virheellisen käytön seurauksena. Merkityksellisintä osaamisen hallinta on perustietojen ja järjestelmän parametritietojen luomisessa.
Siirtymäajan kulut
- Asiakkaan tilanteesta riippuen saattaa olla niin, että käytössä on kaksi järjestelmää yhtä aikaa. Toinen on käyttöönottovaiheessa toisen järjestelmän toimiessa vielä tuotantojärjestelmänä.
- Yleensä nämä käyttökustannukset ovat päällekkäisiä vain 1–2 kuukautta.
3. Käyttökustannukset
Järjestelmän ylläpito
- Toiminnanohjausjärjestelmää on ylläpidettävä koko järjestelmän käyttöiän ajan. Ylläpidossa huolehditaan järjestelmän toimivuudesta ja käytettävyydestä. Nopeasti kehittyvässä teknologisessa toimintaympäristössä eri järjestelmien
Kehityskustannukset
- Asiakkaalla saattaa olla omia kehitystarpeita ja -haluja, jolloin järjestelmään tehdään erityisesti asiakkaan prosesseja tukevia muutoksia tai lisäyksiä. Palvelun räätälöinti aiheuttaa luonnollisesti kustannuksia, sekä toteuttamisvaiheessa että toteutuksen ylläpidossa.
Osaamisen kehittäminen
- Osaamisen kehittäminen vaatii yleensä aikaa, joka voidaan nähdä resurssikustannuksena. Osaamisen kehittäminen voi liittyä joko henkilökunnan kouluttamiseen tai aiheeseen liittyvän muun osaamisen lisäämisenä.
Ominaisuuksien hyödyntäminen
- Kehittyvä järjestelmä tuo asiakkaalle koko ajan uusia ominaisuuksia. Ominaisuuksien hyödyntäminen yleensä tuo vaateita käytön osaamisen päivittämiselle ja mahdollisesti jopa toimintatavan muutokselle.
4. Piilokustannukset
- Ominaisuuksien hyödyntämättä jättäminen voi olla merkittävä piilokustannus. Ominaisuuden olemassaolosta maksetaan hankinnan ja ylläpidon yhteydessä, mutta ominaisuutta ei hyödynnetä
- Järjestelmän datan hyödyntäminen voi olla piilokustannus siten, että data mahdollistaa tietopääoman hyödyntämisen resurssina. Ilman hyödyntämistä järjestelmän tietopääoma jää mahdollisesti käyttämättä.
