Työvuorosuunnittelu ei ole pelkkää Excel-taulukon täyttämistä tai vuorojen jakamista – se on tarkkaa tasapainottelua työntekijöiden jaksamisen, liiketoiminnan tarpeiden ja lainsäädännön välillä. Tärkeimmät ohjenuorat tulevat työaikalaista (872/2019) sekä alakohtaisista työehtosopimuksista (TES). Näiden yhteensovittaminen on onnistuneen vuorosuunnittelun kulmakivi.
Työaikalaki luo raamit
Työaikalaki määrittelee työajan perusehdot: säännöllinen työaika on enintään 8 tuntia päivässä ja 40 tuntia viikossa. Laki edellyttää, että työvuoroluettelo laaditaan etukäteen ja annetaan työntekijöiden nähtäväksi vähintään viikkoa ennen työjakson alkua. Lepoajoista – kuten 11 tunnin vuorokausilevosta ja 35 tunnin viikkolevosta – ei voi tinkiä edes kiireen keskellä.
Ylityöt vaativat työntekijän suostumuksen, ja niiden kertymistä on seurattava tarkasti – niin lain asettamien rajojen kuin työntekijän jaksamisen näkökulmasta. Työaikalaki mahdollistaa myös joustavat järjestelyt, kuten liukuvan työajan tai joustotyöajan, mutta niiden käyttö edellyttää selkeitä sopimuksia ja seurantaa.
TES täydentää ja tarkentaa
Siinä missä laki asettaa minimitason, TES voi tarjota paremmat ehdot – ja usein tarjoaakin. Tyypillisesti TES saattaa lyhentää viikkotyöaikaa (esimerkiksi 37,5 tuntiin), määrätä pidemmistä lepoajoista tai korottaa ylityökorvauksia. Lisäksi TES voi asettaa tiukemmat aikarajat työvuoroluettelojen julkaisemiselle tai tarkentaa sitä, miten työntekijöiden toiveet on otettava huomioon.
Erityisesti vuorotyössä tai jaksotyössä TES:n määräyksillä voi olla merkittävä vaikutus – esimerkiksi siihen, milloin työ katsotaan ylityöksi tai miten työaikaa saa tasata eri jaksojen välillä.
TES:n ja lain yhdistäminen käytännössä
Käytännössä työvuorosuunnittelussa on oltava huolellinen: työvuoroluetteloa ei voi laatia vain kalenteria katsomalla, vaan mukana on oltava vahvaa työoikeuden ja TES:n tuntemusta. Tässä kohtaa nykyaikaiset työkalut ovat korvaamattomia.
Intu-työvuorosuunnittelujärjestelmässä TES:n määräykset voidaan huomioida automaattisesti osana suunnitteluprosessia. Intu auttaa suunnittelijaa tunnistamaan TES:n erityisehdot, varmistaa työaikalain noudattamisen ja tekee vuorosuunnittelusta hallittavaa ja läpinäkyvää – ilman manuaalista vertailua säädöksiin tai epävarmuutta siitä, onko jokin raja ylitetty.
Hyvä suunnittelu tukee koko työyhteisöä
Kun työaikalaki ja TES otetaan huomioon jo suunnitteluvaiheessa, syntyy paitsi lainmukainen myös inhimillinen työvuoroluettelo. Työntekijöiden jaksaminen paranee, poissaolot vähenevät ja työtyytyväisyys kasvaa. Samalla työnantaja vähentää riskejä ja säästää resursseja.
Työvuorosuunnittelu on ennen kaikkea ennakoinnin taitoa – ja siihen tarvitaan sekä ajantasainen tieto että oikeat välineet. Kun suunnittelu perustuu sekä lakiin että sopimuksiin, lopputulos hyödyttää kaikkia.
Selkeät pelisäännöt vuorosuunnittelussa
Työaikalaki antaa selkeät pelisäännöt työaikojen järjestämiseen ja suojaa työntekijän jaksamista. TES täydentää lakia toimialakohtaisilla käytännöillä, jotka parantavat työntekijän asemaa. Työvuorosuunnittelijan on tärkeää tuntea molemmat normikokonaisuudet, sillä niiden yhteispeli vaikuttaa suoraan työyhteisön toimivuuteen, työhyvinvointiin ja lainsäädännön noudattamiseen.
Kysy lisää työaikalain ja TES:n huomioimisesta suunnittelussa – asiantuntijamme auttavat mielellään.
