Työntekijäkokemuksen kehittämiseen kannustaa huoli työntekijöiden jaksamisesta, mutta myös tarve resursseista. On selvää, että työntekijät haluavat mieluiten työskennellä yrityksissä, joissa työntekijäkokemukseen panostetaan.
Työntekijäkokemus muodostuu useista eri osa-alueista, ja yksi niistä on käytössä olevien järjestelmien tuki työn suorittamiselle ja siitä raportoinnille.
Tietojärjestelmät ja niiden toiminta (tai toimimattomuus) ovat tänä päivänä entistä isommassa roolissa työntekijäkokemuksen muotoutumisessa eri toimialoilla. Auttaako tietojärjestelmä tehtävien suorittamisessa vai onko järjestelmä rasite, jossa järjestelmä asettaa vaatimuksia väärällä tavalla työn suorittamiselle.
Siivous- ja kotihoidon työtehtävissä hyvä tietojärjestelmä parantaa työskentelykokemuksen muodostumista mm. seuraavilla osa-alueilla:
Työtehtävien hoitaminen
1. Työtehtävien hallinta.
- Järjestelmä auttaa hallitsemaan työtehtäviä tehokkaasti ja tukee työn suorittamista.
- Järjestelmästä löytyy helposti tehtävään liittyvät tiedot ja tarvittaessa ohjeet.
- Järjestelmän avulla voidaan luoda tehtävälistoja, aikatauluja ja muistutuksia, joiden avulla työntekijä voi seurata työssä etenemistä.
2. Kommunikointi. Hyvä järjestelmä mahdollistaa kommunikoinnin niin kollegoiden kuin tarvittaessa esihenkilön kanssa. Kommunikoinnin tulee olla helppoa ja työntekijälle maksutonta.
3. Raportointi ja kuittaukset. Järjestelmän tulee tukea työntekijän työtehtävien suorittamista ja niistä raportointia. Lisäksi tulee olla mahdollisuus kirjata selkeästi ja helposti huomioitavat ja raportoitavat asiat.
Työntekijän oma rooli
Työn hallittavuus ja järjestelmän helppokäyttöisyys ovat tärkeitä ominaisuuksia työntekijälle. Hyvä järjestelmä tukee työntekijän omien tietojen ylläpitoa ja seurantaa. Vuoroperustaisessa työtehtävissä on tärkeää nähdä omat tekemänsä ja tarjolla olevat sekä tulossa olevat vuorot ja niistä saatava korvaus. Erityisesti tämä ominaisuus painottuu, jos työtehtävät ovat keikkaluoteisia. Tärkeää on myös, että työntekijä voi ilmoittaa järjestelmään, milloin voi ottaa työvuoroja vastaan.
Työntekijäkokemuksen linkki asiakaskokemukseen on suora ja välitön. Mitä paremmin työntekijä kokee voivansa suorittaa työtehtävänsä hyvin, sitä parempi on myös asiakaskokemus tehdystä työstä. Tyytyväinen työtekijä tuottaa laadukkaita asiakaskohtaamisia ja asiakastyön laatua.
Datan kerääminen ja jalostaminen
Hyvä tietojärjestelmä auttaa sekä työntekijää että työnantajaa. Dataa hyödynnetään tuotannontekijänä ja järjestelmät on integroitu järkevästi toisiinsa. Datan kerääminen ja analysointi ovat merkityksellisiä työprosessien jatkokehittämisessä.
Järjestelmällä voidaan saada myös suoraa palautetta työntekijäkokemuksen kehittymisestä ja työtehtävien hoidosta. Tietojärjestelmä on olennainen osa työn tekemisen ja työntekijäkokemuksen kehittämistä. Samalla hyvät käytänteet auttavat asiakaskokemuksen parantamisessa.
Työnantajien tulisi huolehtia siitä, että järjestelmät tukevat työn suorittamista ja sen eri osa-alueita. Tämä auttaa siinä, että työnantaja yrityksenä menestyy omalla toimialallaan ja asiakaskunnassaan hyvin myös tulevaisuudessa.
