Tehokkuuden parantaminen digitalisaation avulla on ollut keskeinen teema viime vuosina. Tähän on oman lisänsä tuonut tekoälyn integrointi ohjelmistoratkaisuihin sekä niiden tarjoamat käyttösovellukset.
Kuinka sitten voi parantaa tehokkuutta? Miten voimme kasvattaa tuottavuutta ja mihin asioihin tulisi kiinnittää erityistä huomiota? Nämä kysymykset pyörivät jokaisen liiketoiminnan johtohenkilön mielessä, kun hän pohtii tulevaisuutta ja sen haasteita.
Digitalisaation nähdään olevan keskeinen keino lisätä kilpailukykyä ja jopa välttämättömyys, jotta organisaatio pysyy mukana kilpailussa. Tehokkuutta voidaan kasvattaa lisäämällä tuotantoa ja tehostamalla toimintaprosesseja. Yrityksen kyky suorittaa sama määrä työtä aiempaa vähemmällä henkilöstöllä on avain tehokkuuden parantamiseen. Siksi työn tuottavuuden optimointi tulee pysyä liiketoiminnan johdon keskeisellä agendalla.
Tehokkuus kasvuun digitaalisuutta hyödyntämällä
Seuraavassa on lyhyesti tarkasteltu tuottavuuden nostoa hyödyntämällä digitalisuutta.
Data on tuotannontekijä
Monet yritykset eivät vielä täysin hyödynnä olemassa olevien järjestelmien tuottamaa dataa. Datavirtojen hallinnointi ja manuaalisten työvaiheiden vähentäminen ovat avainasemassa tehokkuuden parantamisessa. Erityisesti tekoälyratkaisujen yleistyessä data muodostaa kriittisen tekijän, mahdollistaen räätälöidyt ratkaisut ja sujuvan tekoälyn käytön.
Integraatiot
Järjestelmien väliset integraatiot mahdollistavat datan saumattoman kulkemisen prosessivaiheiden välillä.
Dataa voidaan rikastaa jokaisessa prosessin vaiheessa lisätiedoilla, mutta lähtökohtaisesti tieto syötetään vain kerron. Tämä vähentää virheitä ja nopeuttaa prosessien läpimenoa. Esimerkkinä palkanmaksu heti työsuoritteen tultua tehdyksi.
Prosessien läpimenoaika – rutiinien automatisointi
Integraatioiden avulla voidaan lyhentää prosessien läpimenoaikoja, vaikkakin muutokset työtavoissa voivat vaatia aikaa. Rutiinien automatisointi on avain tehokkuuden kasvattamiseen.
Raportointi, visualisointi ja tiedon hyödyntäminen
Datan esittäminen visuaalisesti mahdollistaa nopean ja tehokkaan tiedon hyödyntämisen eri organisaatiotasoilla. Reaaliaikainen tieto vähentää tarvetta odottaa raportteja.
Hälytykset ja heräteviestit
Järjestelmät tarjoavat monipuolisia automaattivalvonta- ja hälytysominaisuuksia, tukien ennaltaehkäisevää työtä esimerkiksi IoT-anturien avulla.
Kommunikaatio
Tehokas kommunikaatio on keskeinen tekijä prosessien sujuvuudessa. Kommunikaatiossa kannattaa hyödyntää niin näkö- kuin kuuloaistia. Pikaviestimet ja multimedia tehostavat vuorovaikutusta ja tiedon jakamista.
Paikannus
Teknologia mahdollistaa myös paikannuksen hyödyntämisen, erityisesti työkoneiden ja -laitteiden sijainnin seurannassa.
Työhyvinvointi
Suomalaisten työmarkkinakeskusjärjestöjenkin mielestä tekoäly ja digitalisaatio mahdollistavat merkittäviä parannuksia henkilöstön hyvinvointiin. Mielekkäät ratkaisut voivat helpottaa sekä työnantajien että työntekijöiden arkea.
Yhtenä kokonaisuutena nämä digitalisaation tuomat mahdollisuudet avaavat uusia tapoja tehostaa liiketoimintaa ja luoda kestävää kilpailuetua työvoimavaltaisissa toimintaympäristöissä.
Digitaalisuus ei yksinään takaa onnea
Digitalisaatio on hyvä asia, mutta se yksinään ei pelasta organisaatiota. Ihmiset täytyy ottaa muutokseen mukaan. Kun puhumme ihmisistä, emme koskaan puhu homogeenisesta joukosta, vaan joukosta erilaisia ihmisiä, asenteita ja uskomuksia.
Osaamisen rakentaminen ja toimintatapojen huomiointi on hyvä tunnistaa ja tunnustaa. Vanhoja toimintatapoja ei pidä sokeasti siirtää uuteen ympäristöön. Sen sijaan on ymmärrettävä, mitkä uudet toimintatavat ovat relevantteja eri tilanteissa. Organisaation on kehitettävä yhteinen näkemys siitä, mihin suuntaan muutos vie. Tämä vaatii aktiivista vuorovaikutusta ja osallisuutta kaikilta osapuolilta.
Ohjeena voisi olla, että mieti ensin prosessi ja lopputavoite, sitten vasta teknologia. Huomioi kuitenkin teknologian tarjoamat mahdollisuudet. Kilpailija todennäköisesti tekee niin.
Digitaalisten ratkaisujen suunnittelussa ei pitäisi rajoittua pelkästään olemassa olevan prosessin digitalisointiin. Sen sijaan tulisi jatkuvasti pohtia, miten asioita voisi tehdä toisin. Tarvittavan tiedon ja tarpeettoman tiedon erottaminen on keskeistä tehokkuuden lisäämisessä.
Yhteenvetona voidaan todeta, että digitalisaation on oltava kokonaisvaltainen lähestymistapa, joka kunnioittaa organisaation monimuotoisuutta ja luo yhtenäisen suunnan muutokselle. Pelkkä teknologian käyttöönotto ilman ihmisten ja toimintatapojen huomioimista voi johtaa tehotonta muutosta, kun taas tasapainoinen yhdistelmä teknologiaa ja ihmiskeskeisyyttä avaa ovet kestävään menestykseen.
Työelämänhallinta
Me Integralissa puhumme mielellämme työelämänhallinasta. Kolme osa-aluetta, data, ihmiset ja teknologia tarjoavat ne osatekijät, joilla yrityksen tuottavuutta voidaan parantaa digitalisaation avulla.
Työelämänhallinnan ollessa tasapainossa nämä osa-alueet pystyvät hyvällä tavalla tukemaan yrityksen menestymistä tuottavuuden rakentamisessa. Ihminen on keskiössä, datalla johtaminen mahdollistaa asioita ja teknologia tarjoaa siihen alustan.
