Työvuoro saattaa näyttää kalenterissa yksinkertaiselta: tietty tekijä, tietty aika ja tietty työ.
Taustalla on kuitenkin useita kysymyksiä. Miksi työvuoro tarvitaan? Kuka siihen on käytettävissä? Saadaanko vuoro täytettyä suunnitellusti? Toteutuuko työ sovitulla tavalla?
Jokainen työvuoro ja siihen tehtävä muutos tuottaa samalla tietoa siitä, miten työn suunnittelu ja resursointi todellisuudessa toimivat.
Yksittäinen muutos on arkea
Työvuorosuunnitelmat elävät. Työntekijä voi sairastua, asiakkaan tarve muuttua tai työvoimaa voidaan tarvita odotettua enemmän.
Yksittäinen muutos ei yleensä kerro vielä paljoakaan. Tilanne ratkaistaan, vuoroon etsitään toinen tekijä ja työ jatkuu.
Mutta entä jos samanlainen tilanne toistuu viikosta toiseen?
Jos tietyt työvuorot jäävät jatkuvasti avoimiksi, samoihin ajankohtiin tarvitaan toistuvasti sijaisia tai suunnitelmia joudutaan muuttamaan viime hetkellä, kyse ei välttämättä enää ole yksittäisistä poikkeuksista.
Silloin työvuoroista syntynyt data alkaa kertoa jotakin olennaista toiminnasta.
Toistuvat muutokset paljastavat ilmiöitä
Kun työvuorojen suunnittelua ja toteutumista tarkastellaan pidemmällä aikavälillä, voidaan alkaa kysyä esimerkiksi:
- Missä työvoiman tarve ja saatavuus eivät kohtaa?
- Mitkä työvuorot ovat vaikeimpia täyttää?
- Milloin viime hetken muutoksia tapahtuu eniten?
- Missä kohteissa suunnitellut ja toteutuneet työajat eroavat toisistaan?
- Onko joissakin tehtävissä jatkuvasti enemmän resurssitarvetta kuin suunnitteluvaiheessa arvioidaan?
Ilman koottua tietoa tällaiset ilmiöt voivat näyttäytyä vain sarjana kiireisiä tilanteita.
Jokainen niistä ratkaistaan erikseen, mutta kokonaiskuva jää helposti huomaamatta.
Työvuorodata auttaa katsomaan kiireen taakse
Työvuorodatan arvo syntyy siitä, että yksittäisiä tapahtumia voidaan tarkastella osana suurempaa kokonaisuutta.
Yksi täyttämättä jäänyt vuoro ei välttämättä tarkoita mitään. Jos saman tyyppisiä vuoroja jää täyttämättä kymmeniä, tilanteesta voidaan jo tehdä havaintoja.
Samalla tavalla yksittäinen viime hetken muutos on tavallista arkea. Jos niitä tapahtuu jatkuvasti samassa kohteessa tai samaan aikaan viikosta, data voi auttaa tunnistamaan syyn niiden taustalla.
Näin työnhallinnan tieto ei palvele ainoastaan tämän päivän työvuorojen järjestämistä. Se auttaa myös kehittämään huomisen toimintaa.
Suunnitelman lisäksi tarvitaan tieto toteumasta
Pelkkä suunniteltu työvuoro ei kuitenkaan kerro koko kuvaa.
Jos halutaan ymmärtää, miten toiminta todella toimii, tarvitaan myös toteumatietoa: toteutuiko työ suunnitellusti, muuttuiko tekijä, muuttuiko työaika tai jäikö vuoro kokonaan täyttymättä?
Kun suunnitelma ja toteuma ovat samassa kokonaisuudessa, niiden välisiä eroja voidaan seurata ja niistä voidaan oppia.
Tämä tekee työvuorodatasta muutakin kuin historian tarkastelua. Sitä voidaan käyttää pohjana paremmalle resurssisuunnittelulle.
Jokainen työvuoro kertoo jotakin
Työnhallinnassa tavoitteena ei ole poistaa kaikkia muutoksia. Muutokset kuuluvat arkeen, eikä kaikkea voida ennakoida.
Oleellisempaa on tunnistaa, milloin yksittäisistä muutoksista muodostuu toistuva ilmiö.
Kun työvuorojen tarve, tekijät, suunnitelmat, muutokset ja toteumat löytyvät samasta järjestelmästä, niistä muodostuu tietoa, jonka avulla toimintaa voidaan tarkastella kokonaisuutena.
Työvuoro on siis paljon enemmän kuin kalenterimerkintä. Jokainen työvuoro kertoo jotakin siitä, miten organisaation arki todella toimii.
Intussa työn suunnitteluun ja toteutumiseen liittyvä tieto muodostaa yhteisen kokonaisuuden. Näin työvuoroja ei tarvitse tarkastella vain yksittäisinä tapahtumina, vaan niiden avulla voidaan tunnistaa myös toistuvia ilmiöitä ja kehittää toimintaa tiedon pohjalta.
