Työvuorolista kertoo, milloin pitää olla töissä. Mutta entä jos työntekijä voisi myös itse vaikuttaa siihen, milloin työskentelee, löytää tarvitsemansa tiedot helposti ja hoitaa työarkeen liittyvät asiat ilman ylimääräisiä puheluita ja viestiketjuja?
Työntekijän itsepalvelussa ei ole kyse vain asioinnin digitalisoinnista. Parhaimmillaan se tuo työntekijälle enemmän vaikutusmahdollisuuksia, ennakoitavuutta ja hallinnan tunnetta – asioita, joilla on merkitystä myös työhyvinvoinnille.
Työvuorot vaikuttavat paljon muuhunkin kuin työpäivään
Kuvitellaan tavallinen tilanne. Työntekijä yrittää suunnitella ensi viikkoa: lapsen harrastus, oma meno ja mahdollisuus tehdä hieman ylimääräistä työtä pitäisi saada sopimaan kalenteriin.
Tulevat työvuorot löytyvät yhdestä paikasta, vuorotoiveet ilmoitetaan toisessa ja lisävuoroja tarjotaan erillisessä viestiryhmässä. Epäselvissä tilanteissa täytyy vielä kysyä esihenkilöltä.
Yksittäisinä asioina nämä eivät välttämättä tunnu suurilta. Yhdessä ne kuitenkin aiheuttavat tarpeetonta selvittelyä ja epävarmuutta.
Entä jos työntekijä voisi hoitaa kaiken tämän suoraan puhelimellaan?
Hyvin toteutetussa itsepalvelussa työntekijä voi tarkastella tulevia työvuorojaan, ilmoittaa käytettävyytensä, esittää toiveita ja tarttua tarjolla oleviin työmahdollisuuksiin. Samalla hän tietää, mistä työssä tarvittavat tiedot löytyvät.
Kun omaan työhön liittyvät asiat ovat helposti hallittavissa, aikaa ja energiaa vapautuu itse työn tekemiseen – ja myös muulle elämälle.
Mahdollisuus vaikuttaa vahvistaa työhyvinvointia
Työvuorosuunnittelussa on aina huomioitava asiakkaiden tarpeet, työntekijöiden osaaminen ja toiminnan vaatimukset. Kaikkia toiveita ei voida toteuttaa, eikä työntekijä voi aina valita työaikojaan vapaasti.
Silti mahdollisuudella osallistua on merkitystä.
Työntekijälle voi olla tärkeää esimerkiksi ilmoittaa, ettei tietty ajankohta sovi hänelle, kertoa halukkuudestaan lisätyöhön tai valita tarjolla olevista vuoroista omaan elämäntilanteeseensa sopiva vaihtoehto.
Kyse on autonomiasta eli kokemuksesta, että omilla valinnoilla voi vaikuttaa omaan työhönsä.
Suomalaisessa osallistavaa työvuorosuunnittelua käsitelleessä tutkimuksessa työntekijöiden kokemat vaikutusmahdollisuudet työvuorojen suunnitteluun paranivat digitaalisen osallistavan suunnittelun myötä. Tutkimus osoitti myös, ettei osallistuminen yksin ratkaise kaikkia työhyvinvoinnin kysymyksiä.
Tärkeää onkin, että työntekijällä on aito mahdollisuus vaikuttaa. Pelkkä toiveiden kerääminen ei riitä, jos niiden käsittely jää epäselväksi tai työntekijä ei tiedä, miten hänen toiveensa huomioidaan.
Sujuva työarki ei saisi vaatia jatkuvaa selvittelyä
Työpäivän aikana voi tulla vastaan monenlaisia kysymyksiä. Mistä löytyvät työskentelykohteen ohjeet? Kenelle ilmoitan muutoksesta? Miten kirjaan toteutuneet työtunnit?
Jos vastaukset löytyvät eri järjestelmistä, sähköposteista ja viestiketjuista, yksinkertaisetkin asiat alkavat viedä yllättävän paljon aikaa.
Työntekijän itsepalvelun tehtävä on poistaa tällaista arjen kitkaa.
Kun työvuorot, työtehtävät, ohjeet ja tarvittavat toiminnot kulkevat mukana mobiilissa, työntekijä pystyy hoitamaan työpäivänsä asioita itsenäisemmin.
Myös omien tietojen ajantasaisuus on tärkeää. Esimerkiksi käytettävyydessä, yhteystiedoissa tai osaamisessa tapahtuvat muutokset vaikuttavat siihen, kuinka hyvin työvuorosuunnittelu vastaa todellista tilannetta.
Hyöty ulottuu samalla esihenkilölle. Kun työntekijöiden tiedot ja ilmoitukset ovat ajan tasalla, vähenee tarve erilliselle selvittelylle ja suunnittelun lähtökohdat paranevat.
Joustavuus toimii vain, kun se on molemminpuolista
Avoimet työvuorot voivat olla työntekijälle erinomainen mahdollisuus. Yksi haluaa tehdä lisätunteja, toinen etsii omaan aikatauluunsa sopivia keikkoja ja kolmas tarvitsee juuri sillä hetkellä enemmän vapaa-aikaa.
Hyvä itsepalvelu huomioi nämä erilaiset tilanteet.
Mahdollisuus ottaa vastaan lisätyötä ei kuitenkaan saa tarkoittaa velvollisuutta olla jatkuvasti tavoitettavissa.
Työntekijällä pitää olla mahdollisuus rajata käytettävyyttään ja palautua työstä. Yhteiset pelisäännöt esimerkiksi ilmoituksista, vastausajoista ja vuorojen vahvistamisesta auttavat ehkäisemään epäselvyyksiä.
Myös työvuorojen kokonaiskuormitus täytyy huomioida. Työterveyslaitoksen tutkijoiden vuonna 2022 julkaisema tutkimus osoitti, että osallistava työvuorosuunnittelu voi lisätä joitakin kuormittavia työaikapiirteitä, kuten pitkiä työaikoja. Työaikojen kuormittavuutta arvioivan työkalun käyttö lievensi havaittuja haittoja.
Siksi työntekijän vaikutusmahdollisuudet ja palautumista tukeva työvuorosuunnittelu kuuluvat yhteen.
Todellinen joustavuus tarkoittaa myös oikeutta sanoa ei.
Hyvä itsepalvelu on myös hyvää johtamista
Teknologia voi tehdä työntekijän osallistumisesta helppoa, mutta se ei yksin luo toimivaa työyhteisöä.
Jos vuorotoiveet käsitellään epäjohdonmukaisesti, muutoksista ei viestitä tai työntekijä ei tiedä, mitä häneltä odotetaan, hienokaan sovellus ei ratkaise ongelmaa.
Siksi itsepalvelun käyttöönotossa kannattaa pohtia muutakin kuin teknisiä ominaisuuksia.
Ovatko yhteiset käytännöt ymmärrettäviä? Tietävätkö työntekijät, mihin asioihin he voivat vaikuttaa? Saavatko he riittävästi tietoa työvuoroihin liittyvistä päätöksistä?
Toimivan itsepalvelun rakentamisessa kannattaa myös kuunnella työntekijöitä. He tietävät parhaiten, missä arjen tilanteissa syntyy turhaa työtä ja millaiset ratkaisut todella helpottaisivat sitä.
Parhaimmillaan itsepalvelu vahvistaa työntekijän kokemusta siitä, että hänen tarpeensa ja näkemyksensä otetaan huomioon.
Intu tuo työarjen tärkeät asiat käden ulottuville
Intun työnhallintaratkaisuissa työntekijän itsepalvelu on olennainen osa sujuvaa työvuorosuunnittelua ja päivittäistä työn tekemistä.
Intun mobiilisovelluksen avulla työntekijä voi tarkastella omia työvuorojaan, hallita työhön liittyviä tietoja, vastaanottaa tarjolla olevia vuoroja sekä hoitaa työpäivään liittyviä tehtäviä. Käytettävät ominaisuudet voidaan sovittaa organisaation tarpeisiin.
Samalla työvuorosuunnittelija ja esihenkilö hyötyvät ajantasaisemmasta tiedosta ja sujuvammasta yhteistyöstä.
Tavoitteena ei ole vain vähentää hallinnollista työtä, vaan tehdä arjesta toimivampaa kaikille osapuolille.
Lopulta työntekijän itsepalvelun onnistumista voi arvioida muutamalla yksinkertaisella kysymyksellä:
- Löytääkö työntekijä tarvitsemansa tiedot helposti?
- Voiko hän vaikuttaa omaan työarkeensa?
- Sujuvatko tavalliset asiat ilman ylimääräistä selvittelyä?
- Tukeeko työvuorosuunnittelu myös työn ja muun elämän yhteensovittamista?
Kun näihin kysymyksiin voidaan vastata myöntävästi, itsepalvelu on paljon enemmän kuin yksi ohjelmiston ominaisuus.
Se on osa sujuvampaa, osallistavampaa ja hyvinvoivaa työarkea.
Haluatko sujuvoittaa työntekijöiden arkea ja lisätä vaikutusmahdollisuuksia työvuorosuunnittelussa?
Keskustellaan, miten Intu voisi auttaa organisaatiotanne rakentamaan sujuvampaa ja osallistavampaa työarkea.
